Reading time: 7 minutes
No ritmo agitado das agências, a sensação diária é de que cada minuto conta. Desde a comunicação entre equipes até a entrega final, cada detalhe faz diferença. Existe sempre a busca constante por resultados melhores com menos esforço, menos retrabalho, mais clareza. Talvez você já tenha tido aquela impressão de um certo desperdício de tempo em reuniões longas ou revisões desnecessárias. Por vezes, basta uma pequena mudança na rotina — uma ferramenta nova, um método diferente — para transformar o cenário.
Grandes ideias, às vezes, vêm do simples ajuste de processos.
Mas afinal, como escolher as melhores ferramentas para o seu time? Quais realmente fazem sentido para o dia a dia de uma agência de marketing digital? Vamos falar sobre soluções que turbinam o trabalho de webdesigners, agências e prestadores de serviço.
Automação: simplifique o que puder
Sabe aquela tarefa repetitiva que consome tempo todo dia? Já pensou que ela poderia ser automática? Ferramentas de automação estão entre as preferidas nas agências, principalmente para marketing. Segundo pesquisas recentes, 74% dos profissionais de marketing reconhecem que automação economiza horas preciosas da equipe. E o impacto vai além do tempo: conforme estudo da McKinsey, a implementação dessas tecnologias pode aumentar o desempenho das equipes em até 20% e elevar a rentabilidade em até 30%, como mostrou um case da Resultados Digitais, que cresceu 50% na geração de leads com automação (veja aqui).
Algumas opções que funcionam bem:
- Ferramentas de e-mail marketing automatizado
- Agendamento de postagens em mídias sociais
- Plataformas para automatizar tarefas administrativas, como cobrança
- Softwares de integração para conectar diferentes apps do fluxo da agência
Delegue para as máquinas aquilo que não precisa ser humano.
Gestão de projetos: clareza no caminho
Organizar tarefas, prazos e contatos de clientes sempre representa um desafio — especialmente conforme o volume cresce. Ferramentas para gerenciar projetos vão muito além de simples listas de tarefas. Elas oferecem visão macro do andamento dos trabalhos, destacando o que está no prazo, quem precisa de suporte e o que está atrasado.
Plataformas como Asana, Trello e Notion são bastante usadas nesse meio. A comunicação fica transparente e entregas ficam menos suscetíveis a esquecimentos.
Já discutimos no blog sobre como otimizar tempo de produção de landing pages e sites; neste artigo, há dicas de como usar a gestão de projetos para isso.
Comunicação interna: mensagens sem ruído
É fácil se perder em grupos de WhatsApp, e-mails fora de hora ou aplicativos de mensagens pouco práticos. Ferramentas especializadas mudam esse jogo, centralizando as conversas. Softwares de chat internos ou plataformas corporativas como Slack, Microsoft Teams e Google Chat são soluções que vêm ganhando espaço.
De acordo com um relatório recente sobre comunicação interna, 26% dos funcionários já usam aplicativos de mensagem para conversar com colegas. E um dado curioso: equipes que adotam comunicação eficiente podem melhorar seu desempenho em até 25% (segundo relatório de 2025).
Gestão de documentos: tudo ao alcance
No universo das agências, trabalhar com briefings, contratos, versões de arquivos e artes exige cuidados. O uso de sistemas de gestão documental, como Google Drive, Dropbox ou plataformas completas de organização, reduz a chance de perda e extravio. Isso melhora a segurança e permite localizar rapidamente os materiais de cada cliente.
Segundo um artigo sobre automação para gestão de documentos, empresas que utilizam essa abordagem podem reduzir em até 75% o tempo gasto em processos, e documentos complexos são processados em minutos (saiba mais neste estudo).
CRM: mais atenção aos clientes
Ferramentas de gerenciamento de relacionamento (CRM) reúnem informações essenciais dos clientes em um só lugar: histórico de contatos, status de propostas, preferências e até possíveis oportunidades futuras. Programas como HubSpot, Pipedrive ou RD Station ganham destaque entre agências que querem construir relacionamentos sólidos e evitar que nenhum contato fique no esquecimento.
Quando o CRM está integrado com a automação de marketing, a magia acontece: leads entram e avançam no funil sem intervenção manual em cada etapa.
Automação de marketing: o tempo a favor
Agências que automatizam disparos de e-mails, segmentações e fluxos de nutrição conseguem alcançar mais pessoas com menos esforço. Conforme dados recentes sobre automação, mais de 40% do desempenho das equipes é perdido com multitarefas e trocas constantes de foco. Automatizar libera o potencial criativo do time para ações estratégicas e menos operacionais.
Análise de dados: decisões melhores, menos achismos
Medir o que é feito, aprender e ajustar. Ferramentas de web analytics, como Google Analytics e Hotjar, oferecem dados valiosos sobre comportamento de clientes, taxas de conversão e desempenho das campanhas. Em outros casos, dashboards customizados também ajudam a visualizar o progresso dos jobs e identificar gargalos.
Esses insights permitem tomar decisões baseadas em informação concreta, não em percepções apenas. Isso vale para campanhas digitais, design, conteúdo e até a administração interna.
Quem mede, transforma. Quem transforma, cresce.
Colaboração visual: o poder de desenhar juntos
Em agências de design e conteúdo, desenhar em conjunto deixa tudo mais fluido. Plataformas como Figma, Canva ou Miro ajudam a criar wireframes, brainstorms e aprovações — muitas vezes em tempo real.
Essas ferramentas não substituem a presença física, mas encurtam distâncias e aceleram a troca de ideias, permitindo que clientes participem do processo sem reuniões demoradas.
Integração de APIs e automação por gatilhos
Quando diferentes ferramentas precisam conversar entre si — e-mails, planilhas, CRMs, apps de contratos — automações via API ou plataformas como Zapier ou Make criam fluxos inteligentes: se um lead baixar um material, o sistema já envia um e-mail de boas-vindas, adiciona a uma campanha e alimenta o CRM.
Segundo levantamento da PwC, empresas que abraçam a IA e automações aumentam em média 30% sua rentabilidade. Parece exagero, mas se multiplicarmos pequenas economias de tempo diariamente, o resultado no fim do mês surpreende.
Como montar sua esteira de soluções
É muito fácil querer abraçar tudo de uma só vez, mas vale considerar que cada agência tem sua própria rotina. Não existe receita única. O ideal é mapear processos, identificar gargalos e testar soluções que se encaixem no perfil da equipe.
No artigo sobre criação de esteira de serviços para agências, trouxemos ideias práticas para orquestrar serviços digitais. Vale a leitura.
Resultados reais e próximos passos
Times que implementam boas ferramentas sentem a diferença no dia a dia. Menos retrabalho, prazos mais fluídos, satisfação dos clientes lá em cima. Aliás, agências que otimizam seus fluxos também costumam aumentar o faturamento e o ticket médio por projeto. Já falamos disso em outro conteúdo: como aumentar faturamento e ticket médio com estratégias digitais.
Muitas vezes a barreira não está no mercado ou no cliente, mas na maneira que o próprio time organiza seus fluxos. Pequenos ajustes podem virar grandes diferenciais competitivos.
GreatPages: criação de sites e landing pages sem complicação
Depois de falar tanto sobre ferramentas que otimizam o trabalho, não dá para deixar de mencionar uma solução voltada diretamente para agências, web designers, infoprodutores e prestadores de serviço. Uma plataforma que traz várias dessas facilidades em um só ambiente: o GreatPages.
No GreatPages, a criação de sites e landing pages ganha agilidade. Você tem acesso a hospedagem gratuita, certificado SSL, otimização para buscadores e vários templates profissionais totalmente personalizáveis. Mesmo quem não entende de programação consegue montar páginas de alta performance sem complicação.
O painel é simples, intuitivo, e permite acompanhar o progresso dos projetos em tempo real. Isso faz com que deadlines sejam cumpridos, clientes fiquem satisfeitos e a equipe redirecione seus esforços para o que mais importa: criar e vender.
Se você quer descobrir como transformar o fluxo de trabalho da sua agência e oferecer resultados mais rápidos e profissionais, a hora é agora.
Mude a rotina. Ganhe tempo. Surpreenda seus clientes.
Cadastre-se agora para um teste grátis de 7 dias e veja como o GreatPages pode simplificar a construção de sites e landing pages da sua agência. Experimente sem compromisso!
